Odbycie stażu w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego stanowiło wielką szansę na zdobycie doświadczenia zawodowego w kategorii instytucji publicznych. Nie jest to pierwsza instytucja publiczna, w której zdobywałam doświadczenie zawodowe. Poprzednio chociażby odbywałam praktyki w Urzędzie Gminy Iwanowice. Charakterem przypominały one pełnoetatową pracę. Bardzo podobnie wyglądało to podczas odbywania stażu w PINB.

Ukończenie studiów nauczyło mnie zawodu w praktyce. Zdobyte wcześniej doświadczenie zawodowe pozwoliło mi na realizację zadań zleconych przez przełożonych. Najważniejszym zadaniem, jak i najbardziej pracochłonnym było opracowanie Zbiór Dokumentacji Technicznej przekwalifikowanej przez ANK do kategorii A.

Organizacja pracy

Instytucja, w której odbywałam staż nie posiada systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Było to moje jedno z pierwszych pytań jeszcze przed podpisaniem umowy. Ma to bardzo duże znaczenie w kontekście organizacji pracy. Zadania, które można było by zautomatyzować, choć nawet po części należało wykonać ręcznie. Wynikowym rezultatem jak zawsze było sporządzenie zdawczo-odbiorczy zaakceptowany przez archiwum państwowe ANK.

Pierwszym krokiem było odnalezienie wytypowanego materiału. Składnica akt znajdowała się w odległości kilku kilometrów od siedziby urzędu. Materiału było na tyle dużo, że wymagało to dwóch transportów samochodem osobowym. Brak pracowni dedykowanej archiwum nie ułatwiał zadania. Opracowanie techniczne oraz porządkowanie trwało równocześnie. Akta zostały uporządkowane w kolejności geograficzno-alfabetycznie zgodnie z przynależnością terenową urzędu. Wytypować można siedemnaście gmin w powiecie krakowskim.

Po dokonaniu uporządkowania wydzielono 208 jednostek archiwalnych, o łącznej ilości stron przekraczającej 23 tyś. stron ręcznie z paginowanie ołówkiem. Wiele projektów składało się z wielu tomów, mocno zszytych zszywkami o długości kilku cm. Na rozszycie akt trzeba było poświęcić znaczną ilość czasu. Brak odpowiednich narzędzi wydłużał cały proces, np. zgłębnik stomatologiczny ułatwił by dostanie się pod zszywkę i jej odgięcie od papieru.

Dopóki obcuję się z jednostkami archiwalnymi wynoszącym do ok. 250 stron paginacja przebiega sprawnie. Inaczej to wygląda gdy przekroczy się tą ilość stron. Zmęczenie daje o sobie znać i aby się nie mylić warto rozdzielać sobie plik stron na mniejsze części. W moim przypadku było to po dziesięć stron. Bardzo łatwo na bieżąco sprawdzać poprawność paginacji. Liczba stron musi kończyć się na pozycji jedności o wartości zero. Całość musi kończyć się liczbą parzystą.

Ze względu na brak systemu wspomagającego archiwizację wykorzystywałam był Excel. Wykorzystywany był jako baza danych. Arkusz zawierał wiele skoroszytów z różnym ewidencjami. Jeden z arkuszy stanowił elektroniczną wersję spisu zdawczo-odbiorczego na poziomie składnicy akt. Excel od wersji 2010 posiada dodatek Power Query. Jest to silnik bazodanowy. Pomiędzy tabelami występowała relacja pól nr decyzji. Ostatecznie nie wykorzystałam tego narzędzia. Niewątpliwie jest to, że warto było by się nauczyć go w wolnym czasie. Tworzona dodatkowo ewidencja ułatwiła i przyspieszyła tworzenie spisu zdawczo-odbiorczego. Funkcja tabel Excel sprawdziła się doskonale. Wyniki były filtrowane według gminy, w kolejności alfabetycznej miejscowości, w której realizowana była inwestycja, następnie wklejane do odpowiednich komórek tabeli w Word. Przy nie tak wielkiej ilości danych rozwiązanie zdało egzamin.

Bardzo ważnym elementem pracy archiwistyki jest ciągła weryfikacja prowadzonych czynności. W Pracy tej nie trudno o pomyłki. Jest to praca monotonna, wymagająca wytrwałości. Pracując w zespole nieraz pomyłki występują nie z naszej winy. Podczas pracy natrafiłam na niezgodność tytułów projektów a otrzymaną bazą danych. Dodatkowo ze składnicy akt został wyciągnięty nadmiar dokumentacji. Ręczna weryfikacja spisu zdawczo-odbiorczego z wydrukiem bazy danych (na niej znajdowały się wytypowane jednostki archiwalne) wykazała nadmiar dokumentacji. Gdybym wydruk dostała wcześniej wraz z elektroniczną wersją pracę przebiegły by sprawniej. Nie została by wykonana nadmiarowa praca.

Jako, że hobbystycznie programuje znane są mi narzędzia takie jak Visual Studio Code oraz GIT. Pomogły mi w lepszej organizacji plików, oraz przy weryfikacji numerów działek wraz z papierowymi decyzjami. Visual Studio Code koloruje wielokrotne występowanie danego fragmentu w tym przypadku był to pierwszy człon numeru działek (123/3, 123/4). Łatwiej było wyszukiwać skupiającego na sobie uwagę ciągu znaków aniżeli wykonywanie tego w Word. GIT natomiast pomagał mi w wersjonowaniu wersji plików. Narastającą wersja archiwalnych wersji wprowadzała niepotrzebnie brak przejrzystości struktury plików w folderze.