Rola archiwisty w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją wzrosła względem tradycyjnego obiegu dokumentacji. Staje się on „koordynatorem czynności kancelaryjnych”. […] (Archiwista) powinien również znać „profil działalności wszystkich komórek” w instytucji (które obsługuje).
Amelia Krasucka
Zdarza się, że wniosek wiele lat temu został przyjęty z błędem, niedopatrzeniem czy celowym wprowadzeniem w błąd urzędnika – takie sytuacje również się zdążają. Problem się rodzi gdy wpływa pismo i w związku z tym należy rozpocząć/wznowić sprawę bądź przesłać dokumenty do organu odwoławczego.
Obecnie przyjęte zasady zarządzania dokumentacją są niewystarczające w takich sytuacjach. Ewidencję nie są na tyle szczegółowe, aby łatwo było odnaleźć takie akta. Dokumentacja papierowa posiada zbyt mało metadanych, a sukcesywne wprowadzanie jest zbyt czasochłonne. Często z obsługą dokumentacji bieżącej w dużych urzędach jest problem. Kancelaryści zwracają się z prośbą odnalezienia aktu właśnie do archiwistów, zarządców dokumentacji.
Zastanawiam się jak zmodyfikować obecne procedury ze wsparciem IT. Sztuczna inteligencja poradziła by sobie z takim zadaniem, ale całość dokumentacji musiałaby być zdigitalizowana. Urzędy nie mają takiej mocy przerobowej. Skanery z automatycznym podajnikiem mogły by rozwiązać ten problem – może to być nawet ksero z automatycznym podajnikiem skanera najlepiej skanery przemysłowe. Skaner do książek nie jest rozwiązaniem. Dla zobrazowania umieszczam obraz skanera do książek.
Dodaj komentarz